Miejsce pracy może mieć ogromny wpływ na wydajność pracownika. Sposobów na uzyskanie poprawy wydajności za pośrednictwem stanowiska pracy jest wiele, i to niezależnie od tego czy masz dziesiątki pracowników czy też pracujesz zdalnie z domu.
JAK SPRAWIĆ ABY BIURO MIAŁO POZYTYWNY WPŁYW NA WYDAJNOŚĆ ?
Celem jest aby uczynić miejsce pracy bardziej wydajnym i innowacyjnym. Aby takim się stało należy przeanalizować następujące czynniki:
- Indywidualne biurko pracownika,
- Ogólny wygląd pomieszczeń,
- Czynniki, która mają wpływ na poziom zadowolenia pracownika,
- Kulturę pracy w firmie.
OPTYMALNE WNĘTRZE BIURA
Osobista przestrzeń pracy to najczęściej pomijany czynnik, który ma wpływ na wydajność pracowników. Bez wątpienia biurko zarzucone papierami czy elementami biurowego wyposażenia jest utrudnieniem dla pracownika w realizacji zadań.
Mawia się, że bałagan na biurku dowodzi kreatywności jego właściciela. Ale porządek wokół jest kluczem do porządku w głowie. Bałagan w miejscu pracy może przysporzyć więcej problemów niż nowych pomysłów , a badania przeprowadzone przez firmy doradcze wykazały, że pracownicy biurowi spędzają 38 godzin w ciągu roku czyli prawie cały tydzień roboczy poszukując zaginionych dokumentów.
Pracownicy powinni dbać o porządek na swoich biurkach, a pracodawca tak wyposażyć biuro, aby było to możliwe zapewniając im biurka z szufladami, półki, szafy na dokumenty, kontenerki, segregatory.
Nie należy zapominać również o gadżetach elektronicznych jak smartfony czy tablety , które potrafią przyczynić się ogromnych strat czasowych w pracy. W badaniu wykonanym przez jedną z firm rekrutacyjnych wykazano, że pracownicy biurowi spędzają średnio 5 godzin w tygodniu pochyleni nad swoimi smartfonami i innymi urządzeniami elektronicznymi wykonując zajęcia niezwiązane z pracą. To stanowi ponad połowę dnia roboczego. Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem tej sytuacji jest czasowe umieszczenie tego sprzętu w bezpiecznym miejscu na czas pracy. Jeżeli firma zatrudnia wielu pracowników trzeba pomóc im zaadaptować się do tej sytuacji poprzez stopniowe ograniczenia – jak nieużywanie telefonów i podobnego sprzętu podczas spotkań.
JAK MIEJSCE PRACY WPŁYWA NA WYDAJNOŚĆ?
Biurko wpływa na jakość pracy. A jaki wpływ na pracę wywiera ogólny wygląd biura? Czy może zwiększać wydajność i innowacyjność?
Przy projektowaniu wnętrz biurowych przeznaczonych na pracę wielu pracowników należy wziąć pod uwagę interakcję przestrzeni z zespołem uwzględniając przy projektowaniu tradycyjne drogi komunikacyjne. Bynajmniej nie oznacza to, że pracownik pozostanie przy swoim biurku przez cały dzień, a wszystkie niezbędne mu urządzenia ulokowane będą w zasięgu jego ręki. Wręcz przeciwnie, wiele bowiem badań wskazuje na to, że te krótkie przerwy niezbędne aby podejść do szafy po segregator z dokumentami obniżają stres i mają dobroczynny wpływ na stan zdrowia. Biura, które odnotowują najlepszą wydajność są urządzone właśnie w sposób, który zachęca i wymusza taką aktywność swoich pracowników.
Drukarka, xero czy po prostu baniak z wodą mineralną w wydzielonym miejscu z dala od biurek sprawia, że pracownicy musza podnieść się zza biurka i przejść się. Podobnie oddzielony pokój socjalny czy kuchnia biurowa są powodem, dla którego pracownik zmuszony jest wstać i pokonać pewien odcinek.
Jeżeli przestrzeń biurowa ma charakter otwarty, trudniej jest skoncentrować się pracownikom. W takiej sytuacji warto rozważyć zaprojektowanie odizolowanych przestrzeni pracy lub ustawienie boxów akustycznych, w których pracownicy będą mogli skupić się na swojej pracy lub przeprowadzić spotkanie.
JAK ZAPROJEKTOWAĆ BIURO?
Projektowanie biura to nie tylko kwestia aranżacji mebli. Obejmuje ono również tzw. elementy żywe. Elementy te mają duży wpływ na samopoczucie pracowników i zadowolenie z pracy co z kolei przekłada się na wydajność pracy.
Ilość naturalnego światła ma największy i najbardziej bezpośredni wpływ zarówno na pracę jak i zdrowie. Wielokrotnie już wykazano, że pracownicy, którzy mają dużo naturalnego światła w swoich biurach są:
- Zdrowsi, mniej podatni na bóle głowy i ból wywołany przeciążeniem narządu wzroku,
- szczęśliwsi w pracy,
- bardziej produktywni i skupieni.
Mniejsze elementy aranżacji biura to np. kwiaty doniczkowe. W badaniu przeprowadzonym w Wielkiej Brytanii wykazano, że kwiaty w biurze podnoszą wydajność do 15%, a pracownicy deklarują większe zadowolenie z pracy, które rosło w parze z ich zaangażowaniem. Dlatego też projektując biuro warto rozważyć również mniejsze elementy wystroju wnętrz i ich wpływ na nasze zdrowie i nastawienie do pracy.
JAK ZAPROJEKTOWAĆ ELASTYCZNE STANOWISKO PRACY?
Miejscem pracy, które zawiera wszystkie wyżej opisane elementy jest elastyczne stanowisko pracy.
W przeciwieństwie do tradycyjnych, takie miejsce pracy nie jest zorganizowane wokół wyznaczonych biurek czy zamkniętych przestrzeni biurowych.
Elastyczne miejsce pracy jest niekoniecznie biurem otwartym; pracownicy, którzy na co dzień wykonują swoje zadania w open space często deklarują, że brakuje im bardziej intymnej przestrzeni do prowadzenia spotkań, rozmów telefonicznych czy prac indywidualnych wymagających większego skupienia.
W aranżacji elastycznych przestrzeni biurowych wykorzystuje się projekty nieszablonowe tworząc ogólnodostępne przestrzenie wielozadaniowe. Mogą być to wydzielone stanowiska wyposażone w biurka, miejsca spotkań, otwarte przestrzenie narad ze stołem konferencyjnym, wygodnymi krzesłami, kąciki pracy.
Korzyści płynące z zastosowania elastycznej przestrzeni biurowej:
- Pracownicy mogą dostosować miejsce swojej pracy do konkretnych potrzeb w danym dniu,
- Mobilizacja pracowników do ruchu, współpracy i komunikacji – wszystkie te czynniki wzmagają wydajność,
- Dostosowanie do zmieniających się potrzeb w miarę rozwoju firmy.
JAK STWORZYĆ DOBRĄ PRZESTRZEŃ PRACY?
Oczywiście, dobra przestrzeń pracy nie zależy tylko i wyłącznie od projektu, aranżacji i wyposażenia. To również kultura pracy w firmie, a jej wpływ na samopoczucie pracowników, ich zaangażowanie i produktywność jest większy niż któregokolwiek z elementów wyposażenia.
Na kulturę pracy w firmie składają się wartości, priorytety, cele, oczekiwania, etyka i misja. Kultura jest przekazywana w sposób oficjalny bądź nieformalny od najwyższego kierownictwa, przez kierowników średniego stopnia aż do poziomu biur. Jest to informacja na temat modelu zachowania i pracy każdego pracownika w biurze. Komunikowana jest również poprzez sposób aranżacji przestrzeni pracy.
Czy zachęcamy pracowników do współpracy? Jeżeli tak, powinno wyrażać się to poprzez dużą ilość przestrzeni przeznaczonej do wspólnej pracy w grupach roboczych.
Czy od pracowników oczekuje się aby wykonywali swoje obowiązki, a nie oddawali się życiu towarzyskiemu? Jeżeli tak, powinno wyrażać się to poprzez indywidualne, pojedyncze stanowiska pracy.
Czy firma realizuje wysokie standardy ekologiczne, nawet za cenę wyższych kosztów pracy? Jeżeli tak, idea ta powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w wyglądzie przestrzeni biurowych poprzez uzupełnienie ich o kwiaty doniczkowe, i proste możliwości segregacji śmieci.
Urządzanie wnętrz biurowych powinno iść w parze z budowaniem kultury pracy w biurze. Aby podnieść wydajność należy mieć na uwadze nie tylko urządzenie optymalnej przestrzeni pracy, ale takiej przestrzeni, która odzwierciedlać będzie wartości i priorytety firmy.